Как хранить документы дома: идеи на фото
Как в домашней обстановке, так и на работе, документы требуют порядка. В противном случае они теряются, мнутся и путаются, из-за чего важный листок с данными, печатями и подписями в нужный момент можно просто не найти. Идеи, как хранить документы дома, помогут сориентироваться в принципах организации важных бумаг.
Первый этап наведения порядка — это сортировка. Однотипные бланки следует разложить по скоросшивателям и тонким папкам.
Для хранения паспортов, свидетельств и прочих документов на всех членов семьи подойдут прозрачные папки-конверты на кнопке.
Малые скоросшиватели при необходимости можно закрепить в больших, а отдельные папки сложить в специальные коробки, снабдив всё надписями и стикерами.
В глубоком ящике письменного стола можно устроить картотеку для лёгкого поиска нужных бумаг.
Если вам претит канцелярщина на виду дома, то коробку или ящик для хранения бумаг можно красиво оформить.
Важно, чтобы все документы всегда находились в одном месте. Так будет легче не только их найти, но и схватить самое необходимое в случае экстренной ситуации.
Оцените статью: Поделитесь с друзьями!postroika.biz
Как я организовала хранение документов у меня дома
Осенью 2016 года я проходила обучение на курсе «Профессиональный организатор пространства» у Юлианы Мызниковой.
Одно из заданий курса было таким: нужно было организовать хранение какой-нибудь категории вещей.
Я выбрала организацию полки с документами, на момент прохождения тренинга — это была моя самая «больная» тема.
1 шаг — оценка и план
Сначала я составила для себя опросник и ответила на него, вот например, несколько вопросов и ответов из него:
Зачем вам организация?
Чтобы в моем доме было уютно и красиво всем, а также было удобно найти нужную вещь быстро всем членам семьи.
Как давно у вас беспорядок?
Беспорядок в документах где-то примерно год – постепенно накопился после рождения 3го ребенка, до этого все было организовано тщательно.
Что является препятствием на пути к сохранению порядка на ваш взгляд?
Отсутствие свободного времени у мамы и не до конца продуманная система хранения вещей.
Семья прикладывает усилия, для сохранения порядка?
С бумагами порядок навожу только я, муж по мере использования возвращает бумаги на место, но не всегда.
Есть ли у вас какие-либо особые потребности к организации?
Чтобы документы можно было легко найти и мне и мужу
Какая организация в вашем доме хорошо работает?
Ранее, когда я раскладывала все входящие документы вовремя – эта система работала хорошо. Все по папочкам. Папочки подписаны. Одна отдельная папка с самыми важными документами.
Что работает плохо или совсем не работает?
Отдельная временная папка для складывания входящих документов, она стала постоянным складированием всех документов за год.
Что хотите получить в итоге?
Хорошо упорядоченную систему хранения документов, в которой легко найти нужный документ, как мне самой, так и мужу и любому другому родственнику.
Какие сложности ожидаются?
- Документы не разобраны за целый год
- Документы хранятся не в одном месте
- У меня есть годовалый ребенок, который может разорвать все документы, если делать организацию при нем (средний ребенок тоже может проявить интерес к происходящему и начать «помогать» маме.
Как их можно преодолеть?
Заниматься организацией этапами, когда дети или спят или находятся вне дома (гуляют с папой или бабушкой, находятся у бабушки в гостях, находятся в другой комнате)
Далее я составила подробный план организации, опираясь на ответы опросника. Определила сроки выполнения каждой задачи, соотнесла план с имеющимися в наличии организационными материалами и бюджетом.
У меня были в наличии следующие организационные материалы:
- несколько папок с файлами,
- три канцелярских папки с кольцами,
- несколько скоросшивателей,
- большая папка на замке для важных документов,
- много файлов,
- папки пластиковые разных цветов и размеров,
- наклейки для идентификации,
- один пластиковый органайзер.
Мне осталось купить соответственно моему плану три больших картонных органайзера, что я и сделала.
2 шаг — сортировка документов по категориям
Сначала я прописала возможную сортировку на бумаге, соотнесла с имеющейся структурой, поменяла совсем немного.
Сделала это без перфекционизма: достаточно подробно, но на простом листе в тетрадке за 2 минуты.
Вот как это выглядело:
Потом я приступила к оценке объема работ.
Вот фотографии того, что мне требовалось разобрать:
Да, бумаг у меня всегда было много: семья большая, направлений, по которым лично мне надо хранить бумаги было и есть достаточно много.
3 шаг — минимизация
Список быстрой утилизации документов:
- нежелательная почта – такой не было
- рекламные каталоги – выбрасываю сразу
- объявлений и рекламные буклеты – выбрасываю сразу
- журналы старше двух месяцев, если в планах нет сбора коллекции для возврата к нужным публикациям – есть одна коллекция у меня и одна у мужа, коллекции организованы хорошо. Журналы периодически пересматриваем.
- Просроченные купоны, гарантии, приглашения – нет таких
- Руководства по эксплуатации техники, которой больше не существует, либо окончательно сломана – пересмотрела, таких руководств не оказалось
- Важные документы, по которым истек срок хранения – таких оказалось достаточно много
- Отработанные документы – таких оказалось тоже много
4 шаг — разложить все по местам и 5 шаг контейнеризация
Все оставшиеся документы я разложила на 3 части:
- документы, которые я ношу всегда с собой
- самые важные документы, которые мы забираем с собой в экстренной ситуации
- остальные документы
Документы, которые всегда со мной, я поместила в небольшую зеленую пластиковую папку.
В этой папке я отдельно разложила по трем голубым файлам документы по каждой дочке отдельно.
В основном я беру эти документы с собой, когда езжу куда-то со всеми дочками.
Но могу взять и документы только по одной из дочек. Теперь это сделать очень легко и быстро.
Самые важные документы, которые мы забираем с собой в экстренной ситуации.
До начала организации они хранились все в одной папке на замке и выглядело это вот так:
Документы были все вместе, но искать нужные документы в этой папке было не очень удобно.
Я рассортировала эти документы внутри папки на несколько категорий.
Каждую категорию поместила в пластиковую папку своего цвета, папку подписала.
После этого уже все папки поместила все в ту же большую папку на замке, которую легко взять с собой в экстремальной ситуации (пожара, например).
Получилось очень здорово. Поиск нужного документа теперь осуществляется менее, чем за минуту. Причем не только мной, но и мужем.
Остальные документы я также рассортировала по категориям и поместила по отдельным папкам разного формата.
Папки, чтобы не падали, я поместила в большие картонные органайзеры.
В итоге моя полка с документами стала выглядеть вот так:
Отдельно я уделила внимание организации хранения журналов, вырезок и распечаток по видам хобби. Я очень люблю рукоделие и уделяю ему достаточно много времени.
Я организовала хранение по видам: для шитья, для плетения и вязания на вилке, вязания крючком, вышивки, разные другие виды рукоделия (квиллинг, скрапбуккинг и т.д.)
Все поместила по отдельным папкам, все подписала с помощью специальных наклеек.
Вот как это стало выглядеть в итоге:
Шаг 6 — утилизация
Все бумаги, от которых нужно было избавиться, я сразу сортировала на три части ещё во время второго шага:
1) Оборотки для рисования для детей, я сразу же помещала детям в специальный органайзер в их комнате,
2) Бумаги на растопку на дачу или для сбора макулатуры в школе – упаковала эти бумаги в большой пакет, который мы увезли на дачу.
3) Некоторые важные документы с подписями я разорвала на мелкие части и выбросила в мусорное ведро.
Шаг 7 — составление плана дальнейшего поддержания порядка
После окончания разбора всех бумаг, я создала буферную папку для счетов и бумаг для сортировки.
Поместила эту папку на свой рабочий стол. Чтобы папку было удобно хранить, я приобрела специальный удобный органайзер для своего рабочего стола.
В нем я теперь храню документы для сортировки, а также свой ежедневник и некоторые книги и тетради для ежедневного использования.
Я определила, что буду разбирать буферную папку минимум 1 раз в месяц, в идеале 1 раз в неделю (две).
Чтобы не пропускать время разбора, я назначила конкретный день и время для разбора бумаг.
Если я буду разбирать 1 раз в месяц, то мне это удобно делать после оплаты счетов, то есть после 10 числа.
Если я буду разбирать документы 1 раз в неделю, то мне удобно разбирать документы по средам.
Пока вот уже несколько месяцев мне удается придерживаться такого порядка.
Правда пока я разбираю документы не еженедельно, но раз в месяц 11 числа.
Ещё важный момент нужно не забывать осуществлять контроль документов на входе: то есть сразу выбрасывать ненужные.
Чеки мы с мужем выбрасываем сразу, как заносим их в специальную программку. Остальные бумаги я отслеживаю примерно раз в день, когда сажусь за рабочий стол.
Пока все документы в порядке. Получившаяся система работает хорошо! И это здорово!
Вот так вот я организовала хранение документов у себя дома. А как Вы храните свои документы?
Поделитесь, пожалуйста, в комментариях ниже своими впечатлениями о статье и своим личным опытом.
tragaruk.ru
Как хранить документы, варианты хранения
Документы всегда сопровождают человека, начиная с рождения человек получает свидетельство о рождении, в котором указаны кто его родители, пол, имя, гражданство. Далее ребёнок наблюдается в поликлинике и заводят карту с информацией о здоровье, плановых прививках.
Для того, чтобы пользоваться медицинскими услугами в России бесплатно, необходим полис обязательного медицинского страхования (сокращённо ОМС).
С 14 лет в России уже выдают паспорт. Для того, кто водит автомобиль, необходимы документы на вождение автомобиля. При трудоустройстве на работу, нужно иметь ИНН, страховое свидетельство, куда работодатель будет отчислять пенсионные начисления, необходимо иметь резюме.
Человек платит за квартиру, машину, оплачивает различные услуги, печатает фотографии всё это документы, которые необходимо как-то хранить в квартире.
Все люди разные и всем по-разному удобно хранить документы. В нашей статье рассмотрим всевозможные варианты хранения документов. План наведения домашнего порядка по систематизации документов.
Организация хранения документов дома
Прежде всего кладём все документы на рабочую поверхность. Документы и чеки со старыми датами, например, оплата за квартиру, домофон, дата которых 3-5 лет назад можно выкинуть в мусорное ведро, чтобы не собирать хлам в квартире. Старый загранпаспорт, полис, проездные документы срок действия, которых истёк, тоже не нуждается в хранении.
Раскладываем документы по видам: ценные бумаги, семейные, бытовые приборы, договора, счёта, документы на машину, визитки и банковские карточки.
Разложите документы по видам
Как хранить визитки и банковские карточки?
С течением жизни человек пользуется разными видами услуг, чтобы не забыть место расположение, возможно иметь скидку, а главное телефон фирма имеет визитку.
Визитки, банковские карточки, которыми часто пользуется человек оставляем в кошельке.
Карточки, которыми часто пользуетесь, удобно хранить в кошельке
Кошелёк лучше всего брать большой прямой, по размеру денежной купюры с кармашками для того, чтобы вставлять визитки. Материал, цвет и фактура по желанию. Кожаные кошельки стоят дороже, но в носке они не очень практичные, появляются сколы и трещины.
Где хранить?
Визитки, которые нужны изредка складываем в визитницу. Визитницу лучше всего хранить на видном месте, чтобы всегда ей могли воспользоваться все члены семьи, например в коридоре на журнальном столике или ящике стола, на полке возле компьютера или в галошнице.
Визитница для хранения карт
Обычно в галошнице хранят обувь, но плоские галошницы с отсеками подходят также для хранения других предметов, например можно хранить зонты, тапочки, пакеты, очки и расположить визитницу.
Хранение документов в галошнице
При открытии денежного вклада в банке в обязательном порядке выдают пластиковую карточку. Человек может принести в банк денежную сумму и положить под процент на год, карточка ему не нужна. Поэтому данную карточку убираем вместе с документами по вкладу в файл и в свою личную папку.
к оглавлению ↑Как хранить инструкции к бытовым приборам?
Человек за свою жизнь приобретает много разных приборов для себя: плойка, бигуди, фен, сотовый телефон, автомобиль, покупает приборы для дома: хлебопечка, тостер, микроволновка, утюг, отправитель и другие приборы пользования. Ко всем приборам, есть инструкция по применению. До того, как пользоваться товаром необходимо прочитать инструкцию по его эксплуатации, знать, что можно делать, а что делать нельзя, какой срок гарантии, возврата товара?
Рассмотрим, как и где хранить инструкции к бытовым приборам.
Прежде всего нужно заняться сортировкой, разложить на маленькие, средние и большие. Инструкции к приборам, которых уже нет в наличии можно выкинуть.
Коробка из под обуви.
Берём обычную картонную коробку из под обуви. Размер коробки зависит от того, сколько документов имеется. Если инструкций много, то лучше всего использовать длинную коробку из под зимних сапог.
Чтобы коробка служила долгое время, лучше обклеить её пакетом, упаковочной бумагой или использовать скотч.
Для хранения инструкций можно использовать обувные коробки
Берём коробку и вставляем большие инструкции, затем меньшего размера и ещё меньше. Убираем коробку с инструкциями в шкаф или кладовую, т.к коробка большая, тяжёлая, то лучше ставить на нижние полки.
Пластиковый контейнер.
Можно хранить документы в пластиковом контейнере. Сверху сделать цветные разделители и указать приборы или сделать алфавитный указатель.
Хранение документов в пластиковом контейнере
Если человек не выкидывает коробку из под прибора, то можно оставить инструкцию по применению внутри коробки. Например, можно хранить швейную машинку в коробке, чтобы она не пылилась и там же оставить инструкцию.
к оглавлению ↑Как хранить документы дома?
У всех людей есть документы: свидетельство о рождении, диплом, сертификаты, квитанции об оплате, полис, договора, а как всё это правильно хранить, расскажем в нашей статье.
Прежде всего делаем сортировку по всем членам семьи, документы мамы, папы, детей нужно хранить отдельно.
Если в доме есть животные, то для них тоже делаем отдельную папку.
Отсортируйте документы по всем членам семьи
Приобретаем в магазине канцелярских товаров папки разного цвета, размера, фактуры и прозрачные файлы разного размера. Есть папки -портфели, которые могут подойти для бухгалтеров. Некоторые люди хранят документы, например квитанции об оплате в альбоме для фотографий.
Берём папку размера А 4 с кольцами, вставляем прозрачные файлы. Печатаем или пашем название «документы Аня», «документы Дима». Чтобы отделить документы друг от друга, лучше делать картинки. Находим картинки в интернете или вырезаем из журнала.
Например, в журнале находим картинку с изображением девушки с документами, офисом, вставляем картинку в прозрачный файл, а за ней вставляем документы, которые касаются работы: резюме, договор, который заключали на работе с работодателем, выписку по заработной плате, ИНН и другие рабочие документы.
Приобретите канцелярские папки разных цветов
Вначале вставляем маленькие файлы и вставляем туда маленькие документы: загранпаспорт, трудовая книжка, пенсионное свидетельство.
Далее, находим другую картинку и вставляем документы, которые необходимы человеку.
Диплом, сертификат небольшого размера, имеет плотную основу. Можно вставить в папку с документами, а можно сложить отдельно в небольшую коробку или плотный прозрачный короб.
Документы небольшого размера храните в маленькой коробке
Берём другую папку и вставляем туда все документы, которые касаются здоровья, называем её «здоровье». В папку с названием «квартира» вставляем все документы, которые касаются квартиры: квитанции на оплату квартиры, домофона, покупка мебели. Если в квартире устанавливали натяжной потолок, проводилась застекление балкона, то все договора нужно хранить, потому что там контакты, гарантии.
Если вы собираетесь вступать в наследство, то лучше купить папку с файлами небольшого размера и хранить всё, что касается наследственных дел в ней.
Где хранить?
Самое оптимальное место хранения документов – это шкаф, тумба или подставка под телевизор.
В продаже есть настольный бокс для документов с определёнными параметрами по высоте, ширине и глубине ячейки. Такой бокс можно поставить на рабочий стол или на полку.
Удобный бокс для хранения документов
Если человек работает в домашних условиях и нужно много места для хранения документов, то лучшим решением будет купить или сделать стеллаж своими руками, а затем расставить папки с документами, коробки.
Ценные бумаги, документы не должны быть на видном месте, их нужно скрыть от посторонних глаз. Если в доме есть дети, то нужно спрятать документы от них. В младенчестве дети любят всё пробовать на вкус и могут порвать всё, что будет у них в руках.
Хранение документов в стеллаже
Ценные документы можно хранить в сейфе или шкафу, можно арендовать банковскую ячейку в банке.
Ценные документы рекомендуется хранить в сейфе
к оглавлению ↑Как хранить документы клиентов на работе?
Чтобы понять как хранить документы клиентов на работе, вначале нужно определится много ли документов нуждается в хранении. И в каком виде документы? В бумажном или электронном виде.
Документы в бумажном виде.
Если клиентов не очень много, например, фирма только открылась, тогда берём большую папку с кольцами, делаем разделители с буквами, как в записной книжке и вставляем клиентов по фамилии. Можно использовать файлы для хранения документов или использовать дырокол.
Разложите документы клиентов по фамилии
Где хранить?
Если документов для хранения много, тогда нужно сделать выдвижные ящики, с буквенными вставками, в которые будут складываться документы. Подобное хранение документов используется в медицинский центрах.
В обычных поликлиниках стоят стеллажи, в которых хранятся карточки с информацией по клиенту. Храниться в алфавитном порядке.
Стеллаж для хранения документов с выдвижными ящиками
Если клиент не прописан в данном районе, то его могут хранить отдельно, в обычной бумажной коробке.
Документы в электронном виде.
Сейчас век технологий, интернета и лучше всего хранить документы в электронном виде. Таким образом можно сэкономить пространство в помещении. Если кто-то из клиентов что-то забыл, то он может попросить родных выслать информацию на электронную почту.
к оглавлению ↑Как хранить документы автомобилистам?
Для хранения документов на автомобиль лучшим решением будет приобрести авто-органайзер. В продаже разные виды, цвета. В нём много кармашков и каждый документ будет на своём месте. В маленькие кармашки можно вставить визитные карточки, а также скидочные карточки, которые касаются авто: ремонт, АЗС, эвакуатор и другая информация.
Органайзер для хранения документов в автомобиле
Где хранить?
Основные документы на автомобиль (чтобы ездить на машине) человек берёт тогда, когда собирается выезжать куда-то. Обычно их хранят в сумке – барсетке.
Неосновные документы, например договор о купле – продаже машины, документы касающиеся машины, например покупка колёс, ремонт машины нужно положить в прозрачный файл, а затем в папку с названием «автомобиль».
Для машин в продаже имеется специальный органайзер для хранения вещей. В него можно положить книги, журналы, карты, бутылку с питьевой водой, детские аксессуары, игрушки.
Автомобильный органайзер для хранения вещей
к оглавлению ↑Как хранить документы путешественникам?
Есть люди, кто собирается на отдых, в путешествия. Все документы нужно хранить в одном месте и видеть, что все документы на месте и ничего не забыто.
Прозрачные зип-пакеты, пластиковые конверты на кнопке.
В такой папке будет все видно.
Органайзер для документов.
В продаже можно купить холдер, органайзер для путешественников и собираясь в путешествие все документы будут в одном месте.
Холдер для хранения документов в путешествии
Где хранить?
Если поездка состоится в ближайшем будущем, то документы нужно положить на видное место. Например, на подставку для телевизора. При условии, что в квартире нет маленьких детей.
Если поездка будет через месяц и больше, тогда убрать на полку рабочего стола.
к оглавлению ↑Как хранить тетрадки?
Для школьника, студента и педагога документы – это тетрадки. На рабочей поверхности стола можно установить картонные, пластиковые или деревянные накопители для документов (стойка угол) и разложить тетрадки.
Чтобы школьникам и студентам не запутаться в тетрадках, лучше брать разные обложки для каждого предмета.
Пример организации хранения школьных тетрадей
Папки, скоросшиватели, прозрачные зип-пакеты, холдер для документов, можно купить в книжном магазине, газетном киоске, а также заказать в интернет-магазине.
Готовый холдер для хранения школьных принадлежностей
Выбирайте наиболее оптимальный способ хранения документов в домашних условиях и тогда все документы всегда можно будет найти, в экстренных случаях подсказать родным, где они лежат.
к оглавлению ↑Фотогалерея – как хранить документы
yellowhome.ru
Семейный архив, или как хранить старые фотографии и документы.
Организованное хранение вашей семейной «истории» означает их хранение в соответствии с определёнными правилами. В этой статье мы вкратце опишем 5 простых шагов, которые помогут вам привести в порядок ваш «семейный архив» документов и фотографий и обеспечить легкий поиск требуемой вещи в случае необходимости.
Шаг 1. Собрать всё в одном месте
Перед началом работы по архивации вашей истории или семейного архива вы должны определить довольно просторное место (комнату). Тут вы сможете собрать всё искомое воедино. Это поможет вам видеть все вещи сразу и не метаться по дому в поисках того или иного документа, фотоальбома, сувенира и пр. При этом следует придерживаться правила: если вещи размещены в определенных конвертах, коробках или папках, сначала держите их там, где они находятся первоначально. Хотя некоторая часть этих коробок, конвертов и папок наполнялась без какой–либо организации, большинство из них наверняка заполнялись с определённым смыслом. Например, в конверте собраны фотографии определённой даты, места, события и т.д.
Итак, первый шаг – ознакомиться с содержанием каждого конверта, папки, коробки. В большинстве случаев вы, скорее всего, столкнётесь со случаем, когда вещи сваливались безо всякой системы. И ваша задача теперь – разобрать этот хаос и определить будущую систему хранения каталогизации вещей.
Шаг 2. Сканируйте документы и фото. Делайте заметки, упорядочивайте вещи по типу
Сгруппируйте фотографии, документы, вещи по их типу, дате и т.п. Разложите их в определённом вами порядке. Сразу делайте заметки, в какой «кучке» что собрано. Теперь можно приступить к сканированию фотографий и документов.
Сканируя документы и фотографии, сразу размещайте их сканы в соответствующие папки вашего компьютера с обязательным соблюдением «иерархии» этих папок. Назовите общую папку «Семейный архив», а внутри неё стройте дерево иерархии.
Шаг 3. Выберете коробки, папки и органайзеры для хранения вещей
Важный шаг выбор правильного типа коробок и папок для размещения ваших рассортированных предметов.
- Фотографии желательно собирать в альбомы в зависимости от размера фотографий и строго придерживаться принятых правил: по субъектам, датам, возрасту субъекта и т.п.
- Важные бумажные документы в плохом состоянии стоит заламинировать. Это сохранит их дольше, чем файл. Но в случае невозможности этого, сложите их внутрь прозрачного файла вместе с листом обычной сухой бумаги, выдавите воздух и оденьте файлы в жесткую папку.
- Так же с листом чистой сухой бумаги хранят старинные бумажные деньги, по одной купюре в один файл. Есть файлы размером вполовину от обычного листа. Их обычно используют бухгалтера для банковских выписок.
Очень хорошим местом хранения документов и фотографий являются специальные шкафы-стелажи или коробки. Коробки для хранения должны быть крепкими, с плотными крышками, разного размера для предметов разной величины.
Внутрь коробок положите пакетики с силикогелем, для предотвращения сырости. Для бумажного семейного архива сырость и сухость — враги номер один. Особо ценные для вас вещи следует хранить в банковских ячейках.
Почему влажность в доме — это ваше здоровье
Шаг 4: Выберите место, куда вы собираетесь сложить вещи
Теперь, когда вы рассортировали вещи и сложили их в соответствующие коробки, альбомы и пр., следует подумать о месте их хранения. Главным приоритетом при этом должна быть сохранность вещей. Соблюдайте следующие правила хранения:
- избегайте для хранения таких мест, как холодный чердак и сырой подвал дома;
- не располагать шкафы с вещами вблизи водопроводных труб или дождевых стояков;
- не складывайте ничего в неотапливаемых гаражах и навесах.
Шаг 5: Семейный архив — поделитесь документами и вещами с другими членами семьи
Поскольку вы не хотите, чтобы ваш поистине титанический труд пришлось повторять вновь вам или вашим близким, сделайте две важные вещи:
- сфотографируйте большинство объектов хранения и поделитесь фотографиями с другими членами семьи;
- создайте в компьютере общую базу всех предметов. Для этого подойдут стандартные программы Excel, Access, и другие.
Save
Save
Save
Save
Save
Save
Save
Save
Save
Save
Save
Save
Save
Save
Save
Save
Save
Save
SaveКак ваш гаджет поможет в поездках
Как навести порядок в доме
naminteresno.com
план наведения порядка в домашнем архиве
Здравствуйте, мои дорогие читатели и гости блога! Сегодня мне хотелось бы рассказать вам, как навести порядок в домашних документах и организовать удобное их хранение. Бывает так, что срочно понадобиться справка, придешь домой и не знаешь куда сунуться, чтобы найти свидетельство или другой документ в горе бумаг. И чтобы таких случаев с вами никогда не случалось, давайте разберем пошаговый план, который в конечном итоге обеспечит вам порядок в домашнем архиве.
Все домашние документы всегда должны быть в порядке даже не из-за того, чтобы вы могли в любой момент найти нужную вам бумагу, в первую очередь это безопасность. Ценные бумаги должны храниться вдали от посторонних глаз, а их порча или утеря обещают вам беготню по государственным учреждениям и инстанциям. Восстановление может занимать длительное и неопределённое время, а вот нервов вы потратите больше чем денег на штрафы.
Еще бывают очень опасные случаи, например, пожары, наводнения и другие ЧП, когда срочно необходимо покинуть дом. В таких ситуациях обычно люди в первую очередь из всего имущества хватают документы и деньги. Ну а если они будут валиться неизвестно где, то и можно вообще оставаться без них. Поэтому давайте раздеремся в этом вопросе подробнее.
Хранение документов в доме
В первую очередь вам необходимо оценить ситуацию – в какой степени запущенности у вас домашний офис. Бывают хозяйки, которые складируют буквально каждую бумажку, чеки на продукты и справки. Но у каждого документа есть свой срок давности – от 2 – х недели и до бесконечности.
Когда я попыталась разобраться в данном вопросе, то столкнулась с противоречивой информацией, касающейся выписок, справок, деклараций. Поэтому не потрудитесь и уточняйте срок хранения документов у тех, кто непосредственно их выдает.
Но конечно, документы на квартиру, удостоверения, ИНН, паспорта должны быть в сохранности постоянно. Кстати, иногда на справках и бумагах пишется срок, в течение которого они будут иметь правовую или юридическую силу.
Что касается чеков на приобретаемую бытовую технику, тут все проще. Они будут действовать только в период гарантийного обслуживания. Но специалисты в этой области все же рекомендую беречь их все время, до тех пор, пока вы не выкинете ее. Это касается в первую очередь крупной техники, например, дорогих телевизоров, холодильников, станков и так далее.
Квитанции об оплате я лично по совету юриста храню 3 года, хотя мне кажется и этого многовато. Но куда деваться, в жизни всякое бывает. В общем, что хочу сказать. Позаботьтесь о целостности и безопасности ваших документов и подойдите к этому с умом.
Как навести порядок в документах?
Шаг 1. Соберите все бумаги в кучку. Оцените сложность всей ситуации. Лично у меня все домашние документы занимают среднего размера коробку. Ничего лишнего нет.
Шаг 2. Рассортирует бумаги по категориям. Я предлагаю таким образом:
- документы на квартиру
- медицинские док-ты
- налоговые
- кредитные
- квитанции об оплате
- чеки и гарантийные талоны и так далее
Можно распределить их относительно принадлежности к членам семьи (документы мамы, папы, детей и так далее). Общие также сориентировать, как в предыдущем примере.
Главное, чтобы вам было удобно и в любой момент могли найти ту бумагу, которая понадобиться. Сортировку следует совместить с размусориванием и выкидывание того, что уже не нужно. Что-что, а вот рекламные листовки, брошюры стоит немедленно отправить в мусорное ведро.
Если у вас на этот счет есть сомнения, отложите в сторонку бумаги. При первой возможности узнайте их срок хранения. Что касается визиток, то они могут быть помещены в специальный органайзер или небольшую коробочку.
Шаг 3. Выбор способа хранения. Как правило, чаще всего для хранения документов в доме используют папки с файлами. Они могут вставляться отдельно или уже быть едиными с обложкой. Такой способ организации бумаг очень удобен. Вы можете купить несколько подобных папок и каждую из них присудить одной из категорий (налоговые, медицинские документы и так далее).
Не хуже справиться с данной задачей способны папки-портфели. В них удобно не только хранить документы, но и брать с собой.
Как правило, на таких органайзерах есть небольшое место, где существует возможность сделать подпись. Тогда вы точно не перепутаете ее с другими категориями. А еще лучше каждому типу бумаг присвоить свой цвет. Например, документы на дом находиться в красной папке, медицинские справки, карты и так далее в зеленой, налоговые бумаги – в голубой.
Еще один способ организовать хранение документов в доме – картотеки с перегородками. Бумаги в этом случае в основном могут находиться в файлах или тонких папках – скоросшивателях. При этом сортировщиком выступают специальные пластины с выступами, где можно подписывать типы документов. Такие приспособления стоят недешево. Но их можно и сделать своими руками. Например, в качестве разделителей взять плотный цветной картон и вырезать выступ. Таким образом, вы не только организуете хранение своих домашних бумаг, но и сэкономите деньги.
Ну и последний вариант, который мне хочется вам предложить – это коробки. В принципе можно те же папки и файлы складывать в них, то есть совместить несколько способов хранения. Но я сейчас говорю немного о другом. К примеру, письма, квитанции об оплате имеют не совсем стандартный формат, когда не особо они вписываются в размер папки, особенно при их большом количестве. Тогда на помощь придут простые небольшие коробочки. В них очень удобно складывать небольшие документы.
Шаг 4. Пришло время подумать о месте для ваших ценных бумаг. В первую очередь оно должно быть недоступным для чужих людей и гостей. То есть скрытое от посторонних глаз. Это может быть антресоль, верхняя полка над рабочим столом, сейф или выдвижной ящик, желательно закрывающийся на ключ. Для тех, у кого есть дети, стоит также задуматься, не смогут ли малыши добраться до ценных бумаг. Ведь они – любопытный народ, и везде могут применить свои ручонки.
Не стоит также выбирать солнечные места, хоть и недоступные детям. От влаги и солнца бумаги могут выцвести и испортится.
И еще один нюанс, о котором я забыла упомянуть. Заведите папку, где будут храниться все ксерокопии самых важных документов, например, паспорта, страхового полиса, пенсионного удостоверения, документов на квартиру и так далее. Если вам срочно понадобятся копии, а под рукой не окажется ксерокса, времени будет в обрез, то вас спасет эта хитрость.
Ну и последнее, не тяните с той кучкой бумаг, которая вызвала у вас сомнения относительно срока хранения. Как только вы разберетесь с эти делом, тут же разложите их по местам. Ведь теперь у вас хранение документов дома организованно на высшем уровне!
А как вы скрадываете бумаги? Делитесь своими секретами! Оставляйте комментарии! До новых встреч!
homeblogkate.ru
8 идей, как эффективно навести порядок
Как хранить важные документы или любовные записочки, чтобы они не потерялись в пучине вещей. Квартблог расскажет, о эффективных способах хранения документов дома.
Хранение документов дома: наводим порядок в бумагах
В наш век интернет-записей и технологий, вопрос “куда делась та маленькая голубенькая бумажка?!”, казалось бы, уже не должен никого волновать в принципе. Однако это не так. Теперь различные кусочки бумаги чаще всего имеют статус прекрасного воспоминания, которое очень хочется сохранить навеки. Это могут быть корочки от билетов в дальние страны, приглашение в театр или просто милая записочка, которую вам кто-то когда-то оставил на столе. Со временем количество подобных бумажных “залежей” растет и растет, незаметно превращая помещение в склад. А что уж говорить о людях, которые любят писать соообщения на стикерах, развешивая их то тут, то там… Мы нашли восемь идей для хранения бумаг, позволяющих не потерять ни одного важного документа и одновременно организовать пространство в помещении.
Содержание:
1. Папка
Папка для бумаг – это первое что приходит в голову при мыслях об их хранении, особенно если большую часть составляют бумаги рабочего характера. Папка удобна тем, что позволяет расположить бумаги в определенном порядке и по классификации, кроме того, вы можете хранить в ней бумаги разного размера.
Папки могут быть выполены в самом различном цвете и дизайне, поэтому легко впишутся в пространство любого рабочего стола. Кроме того, они очень вместительны и не занимают много места, поэтому станут отличным решением, если у вас много бумаг, но развернуться с ними совершенно негде.
2. Корзина
Корзина для бумаг является очень практичным, а также многовариантным решением. В зависимости от того, где вы намереваетесь ее расположить, меняется и ее внешний дизайн. Если бумаги должны быть всегда под рукой, лучше остановить выбор на прозрачной корзине: так вы будете видеть, что и где лежит.
Если вы просто хотите убрать бумажки с глаз долой, но выбросить их не поднимается рука, можно купить корзину с более плотным плетением, по цвету гармонирующую с интерьером. Ее можно поставить на шкаф или под стол, но советуем вам надписывать ее, что потом не забыть, что вы туда поместили.
3. Держатель для бумаг
Держатель для бумаг пригодится для хранения памятных бумажных вещиц, а также для бумажек с нужными телефонами или записок-подсказок.
Держатель может быть выполнен как в лаконичном, так и в затейливом духе, поэтому станет прекрасным элементом декора для комнаты.
4. Коробки
Если у вас действительно много бумаг и все они абсолютно разного свойства, правильным решением будет хранить их в коробках, разместив по тематике или по размеру. Разумеется, коробки не должны быть отголоском покупок бытовой техники – выбирайте яркие и нестандартные модели, которые дополнят стиль интерьера.
Коробки также лучше надписывать, кто знает, вдруг вам захочется перечитать их содержимое?
5. Доска-органайзер
Идеальное решение для тех, кто проводит много времени за рабочим столом, поэтому постоянно озабочен поиском затерявшегося стикера или нужного чека.
Доска-органайзер можеть быть выполнена в самых различных вариациях, начиная от рамки, к которой кнопками крепятся записочки и заканчивая многофункциональными ящичками и магнитной доской. Тут все зависит от того, что является более удобным лично для вас.
6. Мини-комод
Мини-комодик является очень изящным решением для хранения, а декорировать его вы сможете по своему вкусу: для этого лишь стоит приобрести деревянную заготовку в Икее, ну или попросить какого-нибудь знакомого смастерить ее лично для вас.
Выдвижные ящички в таком комоде очень функциональны и идеально подходят для хранения самых маленьких бумажек, которые сразу теряются навеки вечные. Теперь этого больше не будет! Если вам нравится лаконичный деревянный вариант подобного комодика, то он также будет весьма уместен, особенно в минималистичных интерьерах.
7. Почтовый ящик
Очень оригинальное решение, идеально подходящее для хранения писем и открыток. Впрочем, вы можете прятать туда и милые записочки, которые бы хотели скрыть от посторонних глаз, но ни в коем случае не потерять!
Ящик лучше всего размещать на стене или на двери, и выбирать яркие цветовые вариации: таким образом, каждый взгляд, брошенный на него, будет улучшать вам настроение. Кроме того, в ящике можно оставлять послания для домашних – главное только не забывать его проверять, а то вдруг кто-нибудь уже третий день ждет письменного ответа на вопрос, куда подевались его носки. Ну а в день Святого Валентина вы сможете использовать почтовый ящик по прямому назначению!
8. Карман-конверт
Практичное решение для хранения бумаг, позволяющее экономить пространство. Подобные кармашки можно разместить сбоку стола, на кухне или в прихожей и хранить там бумаги, разделив их по тематике.
Например, в конверте на кухне можно держать чеки на продукты и записочки с пожеланиями что-то купить, в комнатном конверте это могут быть стикеры с номерами телефонов, а в прихожей бумажки, неожиданно найденные на полу. Хотя… после наших идей такое вряд ли случится, правда?
Надеемся, что да. И теперь ваши бумаги всегда будут в идеальном порядке!
Фото: ideas.vdolevke.ru, babyblog.ru, design-remont.info, wordofdecor.com, decorwind.ru
хранение, идеиkvartblog.ru
«Как правильно разложить и хранить важные документы дома, чтобы не пылились и не помялись?» – Яндекс.Знатоки
В организации хранения важных домашних документов есть два вопроса: как их сортировать и, собственно, как хранить.
*
Сортировка необходима для поддержания порядка в бумагах и быстрого поиска нужных документов. Стандартные категории для сортировки документов, хранящихся дома:
- личные документы членов семьи: паспорта, свидетельства, завещания и обязательно их копии! Желательно продублировать вторые экземпляры копий в отдельную папку. По каждому члену семьи заводится отдельная папка.
- Отдельно можно завести папки с документами об образовании. С течением времени их накапливается достаточно у каждого человека.
- Работа: трудовые контракты, важные договоры, трудовые книжки с копиями.
- Недвижимость и транспорт: документы на квартиру, дачу, гараж, авто и т.п.,
- Взаимоотношения с коммунальными службами и провайдерами: договоры обслуживания, оплаченные квитанции, договоры аренды оборудования.
- Медицина: страховки, договоры и счета на медицинское обслуживание, полисы с копиями, выписки и результаты обследований.
- Банковские документы
- Документы, отражающие взаимоотношения с госсулужбами: декларации, решения и т.п.
- Бытовая техника и мебель: инструкции, чеки, гарантийные талоны.
- Прочие.
*
Хранение
1. Документы по каждой подкатегории, например личные документы одного из членов семьи, документы на дачу и т.п. помещают в отдельные прозрачные файлы.
2. Набор файлов по каждой укрупненной категории помещают во вместительные папки:
- пластиковые скоросшиватели
- папки на кольцах,
- глухие папки на завязках и липучках,
- папки-конверты,
- кармашки зип-лок,
- папки-коробки,
- портфели для документов.
*
3. Папки маркируют и складывают в ящик или на полку в шкаф.
Удобно поместить все документы в однотипные папки с выступающими маркерами и организовать картотеку в ящике.
Часть активно используемых папок можно поставить в вертикальный пластиковый органайзер для бумаг вблизи письменного стола.
Идеально, если рассортированные важные документы хранятся в огнеупорном сейфе или в банковской ячейке. Пока вы ими не обзавелись, обезопасьте бумаги, по крайней мере, от детей и животных. Храните документы в запирающемся на ключ шкафу.
yandex.ru